Lyhenteet

Verkkokauppa

Käyttöliittymän kieli: Suomeksi In English

SFS Kauppa / Ajankohtaista / Asiakirjahallinnon käsitteet ja periaatteet

Yhtenäiset toimintamallit asiakirjojen laadintaan ja hallintaan

Asiakirjat ovat sekä todisteita liiketoiminnasta että tieto-omaisuutta. Ne perustuvat metatietoon, jota käytetään kontekstin osoittamiseen ja säilyttämiseen ja sopivien sääntöjen soveltamiseen asiakirjojen hallintaan. Standardi SFS-ISO 15489-1:2017 auttaa määrittämään toimintamalleja asiakirjojen laadintaan, talteenottoon ja hallintaan.

Asiakirjoja laaditaan ja säilytetään yhä useammin digitaalisessa muodossa, mikä mahdollistaa niiden uudentyyppisen käytön. Sähköiset järjestelmät myös lisäävät asiakirjojen hallintakeinojen toteutuksen joustavuutta asiakirjoja hallinnoivien järjestelmien sisällä ja välillä.

Liiketoimintamallien muuttuessa asiakirjoja koskevat vastuut laajenevat perinteisten organisaatiorajojen ja juridisen toimintaympäristön rajojen ulkopuolelle. Tämän vuoksi asiakirjahallinnon ammattilaisten on ymmärrettävä ja täytettävä hyvin erilaisia sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tarpeita.

Onkin erittäin hyödyllistä noudattaa kansainvälisesti yhdenmukaisia periaatteita siitä, kuinka asiakirjoja laaditaan, otetaan talteen ja hallitaan. Ne kuvataan standardissa SFS-ISO 15489-1:2017.

SFS-ISO 15489-1:2017 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Käsitteet ja periaatteet
81,40 € (alv 0%), 100,94 € (alv 24%)
Vahvistettu 03.03.2017, kieli: suomi/englanti

Standardissa määritellään käsitteet ja periaatteet, joiden pohjalta kehitetään toimintamallit asiakirjojen laadintaan, talteenottoon ja hallintaan. Siinä kuvataan seuraavat käsitteet ja periaatteet:

  • asiakirjat ja niiden metatiedot sekä asiakirjajärjestelmät
  • toimintaperiaatteet, nimetyt vastuut, valvonta ja koulutus, jotka tukevat asiakirjojen tehokasta hallintaa
  • liiketoimintakontekstin toistuva analysointi ja asiakirjavaatimusten tunnistaminen
  • asiakirjojen hallintakeinot
  • asiakirjojen laatimisen, talteenoton ja hallinnan prosessit.

Standardia voi soveltaa asiakirjojen laatimiseen, talteenottoon ja hallintaan niiden rakenteesta tai muodosta riippumatta. Se soveltuu erilaisiin liiketoiminta- ja teknologiaympäristöihin asiakirjan elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Asiakirjojen hallintaan sisältyy asiakirjojen laatiminen ja talteenotto, jotta täytetään liiketoiminnan todisteita koskevat vaatimukset. Lisäksi siihen sisältyy asiakirjojen autenttisuuden, luotettavuuden, eheyden ja käytettävyyden suojaaminen niiden liiketoimintakontekstin ja vaatimusten muuttuessa ajan mittaan.

Lisätiedot standardisoinnista

Suomen Standardisoimisliitto SFS
Asiantuntija Kati Heiskanen
puh. 09 149 9331 (vaihde)
etunimi.sukunimi@sfs.fi