Tämä kansainvälinen standardi sisältää ulkoistamisen tärkeimmät vaiheet, prosessit ja hallintaan liittyvät näkökohdat organisaation koosta ja teollisuuden tai kaupan toimialasta riippumatta. Sen tarkoituksena on luoda hyvä perusta, jonka avulla organisaatiot voivat tehdä onnistuneita ulkoistuksia ja jatkaa niitä koko sopimuskauden ajan. Tämä kansainvälinen standardi sisältää ohjeita seuraavista asioista: —ulkoistamisen hyvä hallinta sekä ulkoistavaa yritystä että palveluntarjoajaa hyödyttävällä tavalla —ulkoistusten joustavuus; liiketoiminnan muuttuvien vaatimusten ottaminen huomioon —ulkoistamiseen liittyvien riskien tunnistaminen —molempia osapuolia hyödyttävien yhteistyösuhteiden edistäminen. Tätä kansainvälistä standardia voidaan räätälöidä ja laajentaa toimialakohtaisten tarpeiden mukaan, kansainvälisten, kansallisten ja paikallisten lakien ja määräysten (sisältäen ympäristöä, työtä ja työturvallisuutta koskevat asetukset) ottamiseksi huomioon, ulkoistamisen koon mukaan ja teollisuuden toimialan mukaan. Tässä kansainvälisessä standardissa otetaan huomioon, että eri sidosryhmät toimivat ulkoistamisen elinkaaren joissakin vaiheissa erikseen ja joissakin taas yhdessä. On mahdotonta kohdentaa ulkoistamisen elinkaaren prosesseja pelkästään joko ulkoistavalle yritykselle tai palveluntarjoajalle. Käyttäjän on tulkittava ja räätälöitävä vastuu prosesseista jokaisessa ulkoistuksessa tilanteen mukaan. Tämä kansainvälinen standardi on tarkoitettu sopimaan kaikenlaisiin ulkoistussuhteisiin riippumatta siitä, onko kyseessä ensimmäinen ulkoistamiskerta, onko kyseessä yhden vai usean palveluntarjoajan malli tai perustuvatko sopimusluonnokset palveluihin vai tuloksiin. Tässä kansainvälisessä standardissa mainitut prosessit on tarkoitettu räätälöitäviksi ulkoistamisstrategian sekä ulkoistavan yrityksen ja palveluntarjoajan organisaatioiden kypsyyden mukaisiksi. Tämä kansainvälinen standardi on tarkoitettu ulkoistamiseen osallistuville ulkoistaville yrityksille, palveluntarjoajille ja ulkoistamista harjoittaville tahoille, esimerkiksi seuraaville: —päätöksentekijät ja heidän valtuuttamansa edustajat —kaikki sidosryhmät, jotka edistävät ulkoistuksen toteuttamista ja/tai ulkoistussopimusten hallintaa —työntekijät heidän ulkoistamiseen liittyvästä kokemuksestaan riippumatta.
Tämän julkaisun valmistelusta Suomessa vastaa SFS Suomen Standardit, puh. 09 149 9331.
Sisällysluettelo
Foreword
Introduction
1 Scope
2 Normative references
3 Terms and definitions
4 Outsourcing introduction and model
4.1 Contextual model of outsourcing
4.2 Reasons for outsourcing
4.3 Risks of outsourcing
4.4 Outsourcing life cycle model
4.5 Summary of main outsourcing life cycle outputs
4.6 Repeating the outsourcing life cycle
5 Outsourcing governance framework
5.1 General
5.2 Management structure and functions
5.3 Joint governance committees
5.4 Appreciation of cultural differences
5.5 Processes of outsourcing governance
6 Phase 1: Outsourcing strategy analysis
6.1 General
6.2 Check outsourcing prerequisites
6.3 Understand services eligible for outsourcing
6.4 Assess organizational impact of outsourcing of services
6.5 Define outsourcing strategy
6.6 Develop initial business case(s) for outsourcing
6.7 Evaluate and decide
6.8 Set up outsourcing project
7 Phase 2: Initiation and selection
7.1 General
7.2 Detail required services
7.3 Detail outsourcing model
7.4 Define agreement requirements and structure
7.5 Identify potential providers
7.6 Shortlist providers
7.7 Outline agreements
7.8 Negotiate and establish agreements
8 Phase 3: Transition
8.1 General
8.2 Establish transition project team
8.3 Establish outsourcing governance
8.4 Refine delivery frameworks and transition plan
8.5 Refine knowledge acquisition
8.6 Execute transition of knowledge, people, processes and technology
8.7 Deploy the quality, risk, audit and compliance frameworks
8.8 Deploy asset and knowledge management framework
8.9 Deploy delivery frameworks
8.10 Test service delivery capability
8.11 Pilot and handover
9 Phase 4: Deliver value
9.1 General
9.2 Deliver service
9.3 Monitor and review service performance (ongoing)
9.4 Manage and resolve issues (ongoing)
9.5 Deliver and manage changes (ongoing)
9.6 Deliver innovation (optional, ongoing)
9.7 Deliver transformation (optional)
9.8 Manage finances
9.9 Manage relationships
9.10 Manage the agreement
9.11 Value and business case assurance
9.12 Continuation or end of agreement preparation
Annex A Governance committees and meeting structure (informative)
Annex B Checklist of potential outsourcing risks per phase (informative)
Annex C Phase 1 Checklist for the outsourcing business case (informative)
Annex D Phase 2 Typical topics included in the checklist for request for information (informative)
Annex E Phase 2 Checklist for the request for proposal (informative)
Annex F Phase 2 Examples of agreement topics (informative)
Annex G Phase 3 Checklist of transition plan (informative)
Annex H Phase 4 Example of innovation funnel process (informative)